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CON L’AIUTO DI UN UFFICIO DI GESTIONE DEL PROGETTO (PMO) MISURE ATTUATE

Perché un PMO diventa indispensabile nelle piccole e medie imprese

In un’azienda che ha posto le basi per il futuro, il Project Management Office è un punto centrale. I progetti sono controllati digitalmente da qui. Assegna compiti, è una parte importante nella gestione della qualità e fornisce anche assistenza operativa nell’attività quotidiana dell’azienda. Il Project Management Office è anche conosciuto come Program Management Office e Portfolio Management Office. Leggi questo articolo per scoprire perché è diventato quasi indispensabile oggi.

  1. Come funziona un PMO?
  2. Compiti centrali del PMO
  3. Integrazione di PMO in un’azienda
  4. PMO come gestore della crisi
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Cosa può fare un PMO per la vostra azienda

Potete immaginare un ufficio di project management come una fata madrina. È attivo 24 ore su 24 in tutte le aree strategiche importanti dell’azienda ed è un interlocutore importante per tutti i reparti, che mantiene sempre la visione d’insieme. Il PMO stesso non lavora sul contenuto dei progetti, ma è sempre aggiornato. Sa sempre cosa è stato fatto, cosa è stato fatto, cosa è stato fatto e dove sta andando. Il PMO è l’alleato più importante di qualsiasi project manager.

Come funziona un PMO?

Un PMO può funzionare al meglio in combinazione con un adeguato supporto software. Se avete installato un software di project management nella vostra azienda, un PMO è particolarmente facile da eseguire i suoi compiti.

Lo stato di avanzamento dei singoli progetti è immediatamente visibile in un software di project management. I singoli responsabili di progetto esercitano il proprio controllo sotto forma di una sorta di autogestione. Il PMO può quindi costituirsi da lì e verificare se tutte le attività concordate sono state effettivamente realizzate.

Ma anche se non si dispone di un proprio software, un PMO può essere gestito in modo molto efficiente. Il primo “PMO-ler” che abbiamo conosciuto a Limendo, dobbiamo ricordare che era più di 15 anni fa, era armato di una grande cartella, carta, penna e telefono. Non ce n’è bisogno di più nel PMO.

Questi sono i compiti centrali del PMO

Coordinamento dei progetti e delle risorse

Qualcuno deve mantenere la visione d’insieme – e questo sarà il vostro PMO in futuro. Il sistema consente un coordinamento efficiente tra i progetti e i responsabili di progetto. Le risorse libere sono controllate secondo procedure standardizzate.

Standardizzazione e gestione della qualità

L’ufficio di Project Management può essere un elemento importante quando si tratta di stabilire standard uniformi in un’azienda. Crea l’accesso alle specifiche e alle linee guida per tutti i team che lavorano su un progetto o su più progetti. Questo assicura da una posizione centrale che tutti i dipendenti lavorano con gli stessi strumenti e utilizzano gli stessi metodi. Il PMO supporta quindi principalmente i responsabili di progetto e garantisce che i compiti a tutti i livelli siano elaborati allo stesso livello.

Strategia

Cosa bisogna fare prima di tutto e quali progetti hanno la priorità sugli altri? Queste domande strategiche saranno chiarite dall’ufficio di project management della vostra azienda. Consente un processo di digitalizzazione delle priorità in modo che ogni membro del team possa vedere esattamente quali compiti devono essere svolti successivamente.

Aiuto operativo

Un sistema digitale che opera nel campo operativo? Si’ che posso! Il PMO è in grado di moderare i workshop, accompagnare le riunioni ed effettuare controlli temporanei. In questo modo il progresso del progetto è visibile al management a prima vista. Inoltre, il Project Management Office è in grado di ottimizzare la comunicazione all’interno dei team e di garantire una migliore e più realistica programmazione. Questo ha senso soprattutto nelle piccole imprese, che raramente hanno un proprio team di assistenza.

Aumento dell'efficienza

Quasi nulla è così importante come l’uso e il controllo ottimale delle risorse. Ed è proprio qui che un Project Management Office è così utile. Il PMO si assume la gestione delle opportunità e dei rischi, contribuendo in tal modo in modo significativo ad aumentare l’efficacia. La semplice fornitura di norme aumenta l’efficienza. I nuovi membri del team, ad esempio, possono essere formati più rapidamente.

Coaching

Il Project Management Office intelligente è in grado di fornire una formazione professionale a tutto il personale di progetto coinvolto. Tra le altre cose, è in grado di organizzare riunioni di avvio in occasione del lancio di nuovi progetti. La formazione sul software è possibile anche attraverso il PMO.

Come si può integrare un nuovo PMO in un’azienda?

Un ufficio di project management non può certamente essere introdotto nelle strutture aziendali esistenti in un solo giorno. È integrato in diverse fasi per creare una transizione senza intoppi. L’introduzione del PMO è anche un progetto separato che dovrebbe essere ben pianificato fin dall’inizio.

Fase 1: Analisi

Nel primo passo, dovreste conoscere la situazione attuale della vostra azienda. Sembra banale, ma è il prerequisito più importante affinché il vostro PMO finisca per soddisfare le vostre aspettative. Analizzare dove i processi possono essere standardizzati per alleviare i project manager o consentire loro di concentrarsi sui loro compiti principali. L’obiettivo dell’integrazione del software deve essere quello di adattarlo
alle esigenze
individuali di un’azienda e non semplicemente di imporlo all’utente.

Un altro passo importante. Il parallelo dovrebbe essere la trasparenza nei confronti di tutti i dipendenti dell’azienda. Dall’amministratore delegato alla receptionist, tutti dovrebbero aver compreso i vantaggi di PMO per l’azienda e i suoi dipendenti. Nessuno dovrebbe avere la sensazione di essere sostituito da un software o di essere controllato su tutte le misure. Il processo di introduzione dovrebbe pertanto essere trasparente. Il PMO dovrebbe essere inteso come aiuto.

Passo 2: Concetto


Sulla base dei risultati dell’analisi, viene ora sviluppato un concetto realistico su quali compiti il PMO può assumere in azienda. I requisiti sono definiti e si decide se l’ufficio di gestione del progetto deve essere integrato come sistema operativo, di monitoraggio del progetto o strategico. Ora diventa anche chiaro quali risorse sono ancora necessarie.

Fase 3: Attuazione


Il concetto viene ora implementato passo dopo passo. I posti vacanti sono occupati in modo tale da sfruttare al meglio le risorse disponibili. I compiti e le aree di responsabilità possono essere assegnati ai singoli partecipanti al progetto.

Fase 4: Ogni giorno Dopo

l’implementazione di successo, l’uso del sistema diventa una cosa ovvia nella vita lavorativa quotidiana. Tutti i membri del team dovrebbero ora essere in grado di utilizzare il sistema in modo indipendente e il PMO dovrebbe lavorare nel modo più efficace possibile.

Riconoscerete rapidamente che le aziende con un PMO funzionante portano a termine con successo un numero di progetti significativamente maggiore rispetto alle aziende senza PMO.

PMO come crisis manager: come ottenere aiuto digitale

Il Project Management Office non ha senso solo se tutte le cifre sono verdi. Soprattutto in tempi di crisi è un aiuto prezioso. Il fatto che mette a disposizione tutti i dati importanti in modo tempestivo, che possono essere visualizzati da tutti gli uffici centrali, consente di prendere decisioni in tempi altrettanto rapidi. Anche la comunicazione di un team può essere migliorata, in modo che gli errori e i punti deboli possano essere individuati ed eliminati tempestivamente. Un PMO può assumere la gestione della crisi all’interno dell’azienda e dare l’impulso decisivo a progetti mal gestiti. Una migliore programmazione può essere sufficiente per sfruttare al meglio le risorse.