IL TRUCCO MAGICO DELLA GESTIONE DEL PROGETTO

Per realizzare progetti di digitalizzazione di successo, una gestione pulita del progetto è fondamentale. In sostanza, una gestione di progetto di successo deve padroneggiare l’equilibrio tra costi, tempo e qualità. Parliamo anche del “triangolo magico” nella gestione dei progetti. Non è possibile ottimizzare contemporaneamente tutte le dimensioni. A Limendo, l’esperienza ce l’ha insegnato.

Ad esempio, non è possibile ottenere costi ottimali con poco tempo. Quando un progetto è sotto pressione temporale, è quasi impossibile ottenere costi ottimali. Non importa quale sia l’industria. Se pensate alla produzione, vi accorgerete che il poco tempo e la pianificazione della produzione porta ad un aumento dei costi di allestimento. Quindi i costi di ricostruzione di una macchina per un altro prodotto. Inoltre, la produzione dovrà reagire con uno spostamento anticipato o ritardato, con conseguente aumento dei costi salariali.

Ma anche nei nostri progetti di digitalizzazione, troviamo che il poco tempo e la pianificazione porta a costi più elevati. Per gli stessi motivi descritti per la produzione. Ci devono essere più sviluppatori di software che lavorano in parallelo su una certa cosa e i costi di voto aumentano. Il responsabile di progetto deve dedicare più tempo al coordinamento. Inoltre, anche i costi degli errori e dei malintesi aumentano molto rapidamente.

Ogni progetto è diverso e procede in modo diverso. Il triangolo magico, tuttavia, è la costante comune a tutti i progetti.

L’ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO È ESSENZIALE PER LA GESTIONE DEL PROGETTO

L’organizzazione del progetto è fondamentale per un progetto funzionante. Si tratta essenzialmente di un comitato direttivo, della gestione del progetto e del team di progetto.

Il comitato direttivo è responsabile delle decisioni del progetto. Di norma, qui si trovano i top project manager, ad esempio l’Executive Board o l’IT manager, così come il Limendo Management.

La direzione del progetto è responsabile del coordinamento dei vari compiti del progetto. La maggior parte di loro ha un project manager sia dal lato cliente che da Limendo.

Infine, il team di progetto è responsabile dello sviluppo dei risultati del progetto. Questi possono essere molteplici. Dalla ricerca di mercato nell’analisi iniziale di un progetto strategico all’implementazione di un’iniziativa di digitalizzazione da parte degli sviluppatori di software.

GLI OBIETTIVI DI UNA GESTIONE EFFICIENTE DEL PROGETTO

Nella gestione dei progetti, i nostri project manager si concentrano principalmente su due fattori:

Fattore di velocità

La digitalizzazione permette a tutti i dipendenti e dirigenti coinvolti nel progetto di comunicare più velocemente e meglio tra loro attraverso mezzi di comunicazione digitali come Skype o Messenger. In questo modo si garantisce che tutte le parti coinvolte siano aggiornate, che le decisioni siano prese più rapidamente e che siano trasparenti per tutti. Noi di Limendo lavoriamo con esso al di là delle frontiere e dei confini nazionali, in modo che le risorse siano utilizzate in modo ottimale. Oltre agli strumenti di comunicazione, utilizziamo anche un software professionale per la gestione dei progetti, che ci permette di tenere insieme tutte le informazioni in una fonte di dati centrale. Va da sé che abbiamo collegato il nostro software di gestione dei progetti con il nostro sistema ERP. Ciò garantisce che tutti i partecipanti al progetto abbiano sempre a disposizione i dati necessari.

Qualità del fattore

L’obiettivo primario di una gestione di progetto funzionante è quello di migliorare la qualità del lavoro e dei suoi risultati. Ciò avviene, ad esempio, attraverso servizi digitali in cui gli utenti valutano prodotti e servizi in fase di prototipo o attraverso nuove opzioni di controllo. Noi di Limendo raccomandiamo sempre l’utilizzo di un Project Management Office, in breve PMO, che si occupa inizialmente del controllo e tiene insieme tutte le attività di progetto. In questo modo si garantisce che tutti i partecipanti aderiscano a processi e standard di gestione del progetto predefiniti. Il coinvolgimento e il sostegno del comitato direttivo sono importanti. Il Comitato direttivo è in grado di intervenire in caso di problemi che impediscono il buon esito del progetto.

Un PMO può poi essere proseguito molto bene dal Controlling. Solo se i processi sono monitorati regolarmente, essi saranno rispettati.

COME SI PUÒ SUPPORTARE UN SOFTWARE DI PROJECT MANAGEMENT?

Il software per la gestione dei progetti è un piccolo tuttofare nella vostra azienda. Affinché il software possa fornire le prestazioni attese, è importante che scegliate esattamente il software di gestione del progetto giusto tra l’ampia scelta disponibile sul mercato. Il modo migliore per farlo è quello di redigere un catalogo delle aspettative e chiedere a tutti i vostri collaboratori dove possono lavorare in modo più efficiente nei loro settori. Se selezionato correttamente, un software per la gestione di progetti porta vantaggi decisivi:

• Più controllo e trasparenza per i vostri progetti
• Uso più efficiente di tutte le risorse
• Migliore controllo dei costi
• Risposta più rapida agli errori
• Migliore comunicazione tra le squadre
• Attuazione più rapida dei progetti
• Gestione simultanea di più progetti multipli
• Visualizzazione dei risultati

Molti processi standardizzati possono essere resi più efficienti con questo software. È possibile vedere lo stato attuale di un progetto con un clic del mouse e non è necessario effettuare lunghe telefonate attraverso 10 reparti. Nel complesso, un flusso di lavoro migliore può essere garantito utilizzando il software di gestione del progetto.

Quando si seleziona un software di gestione di progetto, è importante integrarlo in altri sistemi, in particolare ERP. Tieni anche presente che devi prima di pensare al software devi padroneggiare la metodologia di gestione del progetto. In linea di principio, è anche possibile gestire un progetto senza alcun software. L’efficienza è quindi semplicemente inferiore.

IL PROCESSO DI GESTIONE DEL PROGETTO PUÒ ESSERE PROGETTATO IN MOLTI MODI DIVERSI

La procedura classica del progetto

In linea di principio, il processo di progetto si compone di diverse fasi.

In una fase di definizione del progetto, vengono definiti gli obiettivi del progetto, nonché la metodologia e il processo. Riceverete spesso una proposta da una fonte esterna per quanto riguarda la definizione del progetto e il budget del progetto. Naturalmente, è possibile preparare tale documentazione anche internamente. La definizione del progetto porta ad una chiara assegnazione del progetto con un chiaro sponsor del progetto.

La pianificazione del progetto definisce infine un calendario più preciso nel senso di una pianificazione dettagliata. Normalmente, all’inizio di un progetto si terrà una riunione di avvio con il comitato direttivo. Nel mezzo possono esserci diversi comitati direttivi con risultati parziali. Il progetto si conclude con una riunione finale con il comitato direttivo, in cui vengono presentati i risultati del progetto.

Alla fine del progetto tutte le esperienze vengono raccolte e registrate dal responsabile di progetto. Questi servono come base per i progetti futuri. La maggior parte di questi punti sono scritti nel senso di “Cosa è andato bene” e “Cosa potremmo migliorare”.

Se avete diversi progetti, ha senso pensare ad un software di gestione della conoscenza. Vi aiuta ad ancorare in modo strutturato le esperienze di progetti passati nella vostra azienda e vi aiuta a identificare facilmente argomenti ed esperti.

Questo approccio progettuale classico viene utilizzato ogni volta che si realizzano implementazioni classiche. Ad esempio, si decide di implementare un programma di Customer Relationship Management nella propria azienda. Stiamo parlando di software consolidato, che può essere facilmente gestito. Ci sono relativamente poche incognite da considerare.

Lo sviluppo di prototipi

Oltre a questo classico approccio progettuale, è particolarmente importante lo sviluppo di prototipi. Con i prototipi ci sono diverse incognite, che non avete considerato all’inizio del progetto o che gli obiettivi del progetto cambiano durante lo sviluppo del prototipo.

Si pensi, ad esempio, allo sviluppo di una specifica applicazione cliente. Tutti i compiti a casa sono stati eseguiti prima dell’attuazione. L’uso strategico e il significato dell’applicazione cliente è stato confermato. Il flusso di lavoro del processo pianificato è stato definito e registrato. Un kick-off è stato effettuato con gli sviluppatori del software.

L’esperienza ha dimostrato che durante lo sviluppo sarà necessario svilupparsi in più cicli e svilupparsi in modo modulare. C’è quindi molto più feedback tra lo sviluppo del software e i project manager che nei progetti classici. Ciò non significa che il comitato direttivo deve essere coinvolto con maggiore frequenza. Tuttavia, se vi sono cambiamenti che non sono stati presi in considerazione in precedenza, è necessario coinvolgere anche il comitato direttivo.

Fa semplicemente la differenza se si guida in un oceano blu con una direzione approssimativa in testa o se si segue una strada asfaltata. Più una soluzione è innovativa, più è necessario includere percorsi alternativi.

Essi devono anche tener conto del fatto che, soprattutto con soluzioni orientate al mercato, non è ancora chiaro ciò che il mercato vuole veramente. Quali sono le funzioni che il mercato vuole realmente avere? Non tutti possono dedurre dai diagrammi di flusso la soluzione e capirla. Un iPhone probabilmente non sarebbe mai stato sviluppato se fosse stato sul mercato. Ma quando le persone vedono le innovazioni, sono spesso molto accessibili. Da questo punto di vista, ha senso iniziare con prototipi più piccoli e ampliarli gradualmente.

COSA SIGNIFICA DIGITALIZZAZIONE PER LA GESTIONE DEI PROGETTI?

Digitalizzazione e gestione dei progetti: entrambi sono già strettamente collegati e sono diventati un fattore competitivo decisivo. Le strutture analogiche vengono convertite in strutture digitali. Che ti piaccia o no, ricevilo a braccia aperte o con scetticismo: La digitalizzazione non si limita alla gestione dei progetti. I project manager che boicottano l’uso del software sono spesso osservati nella vita quotidiana. Dietro a tutto questo c’è la paura di essere presto superfluo. Se il software si fa carico di tutti i compiti, dalla coordinazione e prioritizzazione alla comunicazione tra i singoli reparti, cosa rimane al project manager? La buona notizia è: molto, i suoi compiti si spostano solo in altri luoghi importanti.

Uno dei suoi compiti è quello di sistematizzare le quantità di dati che si riversano e di suddividerli in dati importanti e meno importanti. Quando ogni dipendente apre un nuovo progetto, diventa rapidamente confuso. Pertanto, il responsabile di progetto deve stabilire le priorità e assegnare i compiti ai singoli dipendenti. Per farlo, deve conoscere le loro competenze e i loro punti di forza. Anche il miglior software di project management non può sostituire una buona pianificazione del progetto. Soprattutto quando più squadre e dipartimenti stanno lavorando ad un progetto contemporaneamente, qualcuno deve indossare il suo cappello. In un ambiente multi-progetto di questo tipo, è ancora necessario il know-how di un project manager esperto.

In tempi in cui i processi sono sempre più differenziati, quasi nessuno può fare a meno di una gestione di progetto ben funzionante. È importante conoscere le possibilità e sfruttarle in modo efficiente.

Limendo vi supporta nella realizzazione dei vostri progetti in modo da ottenere rapidamente dei risultati.