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MIT BUSINESS INTELLIGENCE IHREN ERFOLG STEIGERN

BUSINESS INTELLIGENCE: DER DIGITALE DATENSAMMLER FÜR KLEINE UND MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN

Mittels Business Intelligence werden mit Hilfe modernster Technik alle Daten eines Unternehmens gesammelt, ausgewertet und digital dargestellt. Dies erleichtert und verbessert enorm die Analyse und strategischen Entscheidungen in der Zukunft und das jederzeit und von überall. Zum einen bringt das System Ordnung in ein Sammelsurium aus Daten, bereitet diese so auf, dass Sie für Entscheider verwertbar sind und ermöglicht dadurch eine systematische Entscheidungsorientierung. Was Business Intelligence für Ihr Unternehmen leisten kann und wie eine Implementierung erfolgreich abläuft, lesen Sie im nachfolgenden Abschnitt.

    1. Was ist unter Business Intelligence zu verstehen?
    2. Was sind die Grundlagen von Business Intelligence?
    3. Wie kann Business Intelligence kleineren und mittleren Unternehmen helfen?

WAS IST BUSINESS INTELLIGENCE?

Business Intelligence steht für Geschäftsanalyse. Es geht darum, aus einem ständig wachsenden Strom an verfügbaren Daten, sinnvolle Entscheidungsgrundlagen zu schaffen und zur Verfügung zu stellen. Einerseits geht es darum interne Daten verlässlich und konsistent zur Verfügung zu stellen und auch externe Daten zu verarbeiten und zu analysieren. Schließlich müssen interne und externe Daten zu einem unternehmensspezifischen Modell zusammengeführt werden.

 

Business Intelligence und externe Daten

Glauben wir Studien, so ist die ab 2013 geschaffene Datenmenge größer als die Datenmenge, welche von der Steinzeit bis 2013 erschaffen wurde. Wir sprechen hier natürlich nicht von Wissen, sondern von Daten. Grund dafür sind die zunehmende Vernetzung von technischen Geräten im so genannten Internet of Things (IoT) sowie die diversen Social Media Kanäle. So werden z.B. über die Plattform Twitter 200 Milliarden Tweets jährlich versendet. Dies sind 500.000.000 Tweets pro Tag und 6.000 Tweets pro Sekunde. Oder es werden auf Instagram ca. 70.000.000 Photos pro Tag hochgeladen.

Sind Sie als Unternehmer im Bereich B2C, also Business-to-Consumer, unterwegs, ist es für Sie entscheidend, den Markt zu verstehen. Sie können sich nun auf Marktexperten verlassen und Branchenstudien kaufen, oder Sie können sich selbst mit dem Markt beschäftigen. Eine der Möglichkeiten ist es externe Daten in Ihr Unternehmen zu integrieren und mittels Business Intelligence zu analysieren.

Richtig gehandhabt können Sie z.B. aus der Flut der Informationen richtige Schlüsse für Ihre Produktentwicklung treffen.

Kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, solche großen Datenmengen, auch Big Data, genannt zu erfassen, zu sortieren und die Kerninformationen herauszufiltern. Das Problem besteht nicht mehr darin, an Informationen zu kommen, sondern darin, diese sinnvoll zu filtern und zu strukturieren.

Ein Beispiel

Stellen Sie sich das Ganze als Sammlung von Kinderfotos vor. Eltern schießen jeden Tag mit dem Smartphone gefühlt 500 Bilder von ihren Kindern. Wenn diese alle ungefiltert in einen Ordner auf den Rechner hochgeladen werden, haben Sie schon nach kurzer Zeit einen unübersichtlichen Pool aus Bildern, die Sie in Ihrem ganzen Leben niemals wieder ansehen werden. Daher ist es wichtig, die Bilder von Anfang an in Ordnern zu organisieren – sortiert nach Jahreszeiten, Ereignissen, Personen etc.   

Genau das ist die Aufgabe der Business Intelligence Systeme. Sie extrahieren aus der Masse des vorhandenen Datenmaterials alle für das Unternehmen relevanten Informationen und bereiten so die Basis für Entscheidungen. Konkret bedeutet das für ein Unternehmen, dass Entscheidungen nicht nach der Windrichtung, sondern auf der Basis exakter Zahlen getroffen werden.

 

Business Intelligence und interne Daten

Während externe Daten wichtig sind, um Marktveränderungen zu erkennen und darauf zu reagieren, zeigen interne Daten wie das Unternehmen diese Marktchancen nutzt. Neben der Umsatzentwicklung, sollten in einer Business Intelligence-Lösung Ertrag und Cash Flow betrachtet werden. Auch operative Daten sollten einbezogen werden. Einige Beispiele:

  • Wie gut funktioniert der Vertrieb?
  • Welche Kundensegmente werden bedient?
  • Wie hoch sind die Strukturkosten des Unternehmens?
  • Wie entwickeln sich Einkaufspreise und die Lieferantenlandschaft.

In vielen Unternehmen sind solche Daten in verschiedenen Datenbanken versteckt und es gibt keine einheitliche Sicht auf das Geschäft. So können Kundendaten in einem CRM (Customer Relationship Management)-System stecken, operative Geschäftsdaten in einem ERP (Enterprise Resource Management)-System, kaufmännische Daten in einem Buchhaltungs-System und wichtige Analysen oder Hochrechnungen und Forecasts in einem Tabellenkalkulationsblatt wie Excel.

In solch einer Systemlandschaft können Sie keine richtigen Entscheidungen treffen, denn sie werden niemals einen Überblick haben. Eine Business Intelligence Lösung hilft Ihnen dabei die Übersicht wieder herzustellen und zu behalten.

WAS SIND DIE GRUNDLAGEN EINES BUSINESS INTELLIGENCE SYSTEMS?

Sie dürfen sich ein Business Intelligence System nicht als vorgefertigtes System vorstellen, welches sie installieren und einfach loslegen. Ein Business Intelligence System ist keine Standardsoftware, welche Sie einfach kaufen können.

 Aufbau eines Business Intelligence Systems

Im Prinzip besteht ein System immer aus Ihren Datenbanken, welche Sie bereits im Haus installiert haben, dem ETL-Prozess (Extract, Transform, Load = Extraktion der Daten, Transformation der Daten in das Schema der Zieldatenbank, Load = Laden der Daten in die Zieldatenbank), welcher die Daten in einer Zieldatenbank bündelt und dem Front-End, einem Dashboard, in welchem die Daten schließlich zur Verfügung gestellt und visualisiert werden.

Damit das System die gewünschten Effekte bringt, sind im Vorfeld Entscheidungen zum Controlling und Performance Management Modell zu treffen. Oft sind in Unternehmen die Systeme hier bereits ausgereift und es gibt eine gute Grundlage, auf welcher aufgesetzt werden kann.

Definition von Controlling und Performance-Management Konzept im Business Intelligence

Ist diese nicht vorhanden, empfehlen wir von der Limendo Unternehmensberatung aus Südtirol, Bozen,  zunächst eine Review des bestehenden Controlling-Systems durchzuführen und dieses gegenüber anderen Systemen zu benchmarken und zu vergleichen.

Nach dieser Bestandsaufnahme ist es wichtig:

  1. Die strategischen Ziele aufzunehmen und zu verstehen
  2. Gemeinsam mit dem Unternehmer und Management eine Long-List von KPI (Key Performance Indicators = Kennzahlen) zu definieren
  3. KPI zu analysieren und zu bewerten in Bezug auf Messbarkeit, Kontrollierbarkeit und Einfluss
  4. Ein Dashboard auszuarbeiten mit allen wichtigen Kennzahlen und mit dem Unternehmer und dem Management abzustimmen

Zudem müssen:

  1. Die Systemlandschaft des Unternehmens aufgenommen werden
  2. Management Ziele herunter gebrochen werden auf individuelle Ziele

Sind alle Kennzahlen und gewünschten Daten definiert, kann die Implementierung einer Business Intelligence Lösung begonnen werden.

 

WIE KANN MICH BUSINESS INTELLIGENCE IN MEINEM UNTERNEHMEN VORANBRINGEN?

Nach einer erfolgreichen Implementierung können Sie mit einem Business Intelligence System:

  • Laufende Kennzahlenauswertung durchführen
  • Live Datenzugriff herstellen für bestimmte entscheidende Daten
  • Soll-Ist-Vergleiche durchführen und Budgets gegenüberstellen
  • Prognosen und Hochrechnungen anzeigen
  • Auf verschiedenen Hierarchieebenen verschiedene Daten anzeigen

Ein Beispiel:

Während der Unternehmer Zugriff auf allen Daten des Einkaufs sieht und hier hinsichtlich Lieferanten und Materialgruppen verschiedene Auswertungen sehen kann, darf ein Einkäufer nur Informationen für seine Lieferanten und seine Materialgruppen abrufen.

Während ein Hotelier vollen Zugriff auf alle Bereiche seines Hotels hat, darf die SPA-Managerin nur Daten für den SPA-Bereich einsehen.

Zudem ergeben sich folgende weitere Vorteile:

  • Voraussetzungen für schnelle Unternehmensentscheidungen
  • Automatisches Erstellen von Berichten und Präsentationen für Meetings
  • Vermeidung von Fehlentscheidungen
  • Gleiche Datengrundlagen für alle Mitarbeiter und das Management
  • Das Controlling kann sich auf ein echtes Umsetzungs-Controlling fokussieren und Standards stehen für alle ohne Aufwand zur Verfügung

LOHNT SICH EINE BUSINESS INTELLIGENCE LÖSUNG AUCH FÜR KLEINE UNTERNEHMEN?

Eine Business Intelligence-Lösung lohnt sich auf alle Fälle auch für kleinere Firmen, denn der einmalige Implementierungsaufwand wird sich schnell auszahlen. Sie sparen langfristig den hohen personellen Aufwand, der mit der Datenverarbeitung verbunden ist. Denn allein der Aufwand, das vorhandene Informationsmaterial zu analysieren und zu verstehen, ist oft mit einer Vollzeitstelle für einen Mitarbeiter kaum noch zu leisten.  Auch mit schmaleren Budgets und geringeren Ressourcen lässt sich auf dem Markt eine geeignete Business Intelligence-Lösung finden.

Die richtigen Entscheidungen zu treffen wird sich kurzfristig bezahlt machen. Wichtig ist, dass Sie bei Business Intelligence nicht an vorgefertigte Software denken, sondern an ein Projekt, welches niemals endet. Sie werden ständig an Ihrem Business Intelligence System weiterarbeiten.

 

 

WIE WIRD EINE BUSINESS INTELLIGENCE LÖSUNG IN IHR UNTERNEHMEN INTEGRIERT?

Die Implementierung einer Business-Intelligence-Lösung ist natürlich mit einigem Aufwand verbunden, sowohl in personeller als auch in finanzieller Sicht. Wenn diese Lösung jedoch erst einmal richtig eingerichtet ist, amortisiert sich dieser Aufwand schnell. Je nach Umfang der Lösungen müssen sie zwischen 3 und 6 Monaten für die Einführung einer spezifischen Lösungen rechnen. Dabei gibt es unterschiedliche Methoden wie das System aufgebaut wird. Ganz wichtig ist der regelmäßige Austausch zwischen Mitarbeitern des Unternehmens und Implementierung.

  1. Ansprüche definieren
    Zunächst werden intern die Ansprüche an eine Business Intelligence-Lösung definiert. An welchen Stellen ist technische Hilfe sinnvoll? Welche Erwartungen haben Mitarbeiter und Geschäftsführer an diese Lösung?
  2. Mitarbeiter einbinden
    Es ist wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig in diesen Prozess einzubinden. Für die verschiedenen Bereiche, z.B. Produktion, Einkauf, müssen so genannte Key-User definiert werden. Diese werden das Projekt eng begleiten und sind auch dafür verantwortlich die Datenqualität der Business Intelligence Lösung zu testen.
  3. Auswahl der BI-Lösung 
    Auf der Basis dieser Informationen wählen wir dann eine geeignete Business-Intelligence-Software aus. Davon existieren zahlreiche Versionen auf dem Markt, mit deren Vor- und Nachteilen wir als Unternehmen vertraut sind. Wir finden die BI-Lösung, die für Sie die Beste ist.
  4. Implementierung
    Während der Implementierung des Systems steht Ihnen unser Projektmanagement zur Seite, welches die technischen Aufgaben koordiniert und als Ansprechpartner für die Key User zur Verfügung steht.
  5. Business Intelligence in der Praxis
    Während der Implementierung werden die Mitarbeiter und Key User bereits geschult. Damit stellen wir sicher, dass die Business Intelligence Lösung rasch in den unternehmerischen Alltag einziehen kann und nicht mehr wegzudenken ist.