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MIT HILFE EINES PROJEKTMANAGEMENT OFFICE (PMO) MAßNAHMEN UMSETZEN

Warum ein PMO in kleinen und mittelständischen Unternehmen unverzichtbar wird

In einem Unternehmen, das die Weichen auf Zukunft gestellt hat, ist das Projektmanagement Office eine zentrale Stelle. Von hier aus werden Projekte digital gesteuert. Es weist Aufgaben zu, ist ein wichtiger Part im Qualitätsmanagement und leistet auch operative Hilfe im Tagesgeschäft der Firma. Das Projektmanagement Office wird Ihnen auch unter den Begriffen Programm Management Office und Portfolio Management Office begegnen. Warum es heute fast unverzichtbar geworden ist, lesen Sie in diesem Beitrag.

  1. Wie arbeitet ein PMO?
  2. Zentrale Aufgaben des PMO
  3. PMO in einem Unternehmen integrieren
  4. PMO als Krisenmanager
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Das leistet ein PMO in Ihrem Unternehmen

Ein Projektmanagement Office können Sie sich bildlich wie eine gute Fee vorstellen. Es ist 24 Stunden lang ist allen wichtigen strategischen Bereichen des Unternehmens tätig und für alle Abteilungen ein wichtiger Ansprechpartner, der immer den Überblick behält. Das PMO arbeitet zwar selbst nicht an den Projekten inhaltlich mit, aber es ist immer auf dem neuesten Stand. Es weiß immer was gemacht und erledigt worden ist und wo es hakt. Das PMO ist der wichtigste Verbündete eines jeden Projektmanagers.

Wie arbeitet ein PMO

Ein PMO kann am besten in Kombination mit geeigneter Software-Unterstützung arbeiten. Wenn Sie in Ihrem Haus eine Projektmanagementsoftware installiert haben, tut sich ein PMO besonders leicht seine Aufgaben zu erfüllen.

In einer Projektmanagementsoftware ist sofort der Fortschritt der einzelnen Projekte ersichtlich. Die einzelnen Projektleiter betreiben in Form eines Art Selbstmanagements ihre eigene Kontrolle. Das PMO kann dann von dort aufsetzen und kontrollier, ob auch wirklich alle vereinbarten Tätigkeiten erfüllt worden sind.

Aber auch wenn keine eigene Software vorliegt, kann ein PMO sehr effizient geführt werden. Den ersten „PMO-ler“, welchen wir bei Limendo kennen gelernt haben, wohl gemerkt ist dies bereits über 15 Jahre her, der war mit einem dicken Ordner, Papier, Stift und einem Telefon bewaffnet. Mehr brauchen Sie im PMO eigentlich nicht.

Das sind die zentralen Aufgaben des PMO

Koordination von Projekten und Ressourcen

Einer muss ja den Überblick behalten – und das wird in Zukunft Ihr PMO sein. Das System ermöglicht eine effiziente Koordination zwischen Projekten und Projektleitern. Freie Ressourcen werden nach standardisierten Verfahren gesteuert.

Hier ist es auch besonders wichtig, dass das PMO diese Aufgabe richtig wahrnimmt und immer dann informiert, wenn Anforderungen verändert werden. Es gibt nichts Schlimmeres in Entwicklungs-Projekten, wenn die nachgefragten Leistungen laufend verändert werden. Hier sehen wir das größte Risiko in Projekten und den größten Nutzen eines PMO – denn es kann unabhängig handeln und alle Stakeholder bezüglich der abschätzbaren Konsequenzen informieren.

Standardisierung und Qualitätsmanagement

Das Projektmanagement Office kann ein wichtiger Baustein sein, wenn es darum geht, einheitliche Standards in einem Unternehmen zu etablieren. Es erstellt für alle Teams, die an einem Projekt oder projektübergreifend arbeiten einen Zugriff auf Vorgaben und Richtlinien. Dadurch kann von zentraler Stelle sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter mit denselben Werkzeugen arbeiten und die gleichen Methoden anwenden. Das PMO unterstützt damit vor allem die Projektleiter und sorgt dafür, dass Aufgaben auf allen Ebenen auf demselben Niveau bearbeitet werden.

Strategie

Was muss zuerst erledigt werden und welche Projekte haben gegenüber der anderen Priorität? Diese strategischen Fragen klärt das Projektmanagement Office in Ihrem Unternehmen. Es ermöglicht ein digitalisiertes Priorisierungsverfahren, so dass jedes Teammitglied genau erkennen kann, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen.

Operative Hilfe

Ein digitales System, das im operativen Bereich tätig ist? Ja, das geht! Die PMO ist in der Lage, Workshops zu moderieren, Meetings zu begleiten und ein temporäres Controlling vorzunehmen. Dadurch wird der Projektfortschritt für die Geschäftsleitung auf den ersten Blick sichtbar. Außerdem ist das Projektmanagement Office in der Lage, die Kommunikation innerhalb der Teams zu optimieren und auch für eine bessere und realistischere Terminplanung zu sorgen. Vor allem in kleinen Unternehmen ist dies sinnvoll, da diese nur selten über eine eigene Teamassistenz verfügen.

Effizienzsteigerung

Kaum etwas ist so wichtig wie die optimale Nutzung und Steuerung der Ressourcen. Und genau an dieser Stelle ist ein Projektmanagement Office so nützlich. Das PMO übernimmt das Chancen- und Risiken Management und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Effektivität. Allein die Bereitstellung von Standards erhöht die Effizienz. Neue Teammitglieder können dadurch beispielsweise schneller eingearbeitet werden .

Coaching

Das intelligente Projektmanagement Office ist in der Lage, eine fachliche Weiterbildung aller beteiligten Projektmitarbeiter zu leisten. Unter anderem ist es in der Lage, Kick-Off-Meetings zu organisieren, wenn neue Projekte ins Leben gerufen werden. Auch Softwareschulungen sind über das PMO möglich.

Wie kann man ein neues PMO in einem Unternehmen integrieren?

Ein Projektmanagement Office kann sicher nicht an einem Tag in bestehende unternehmerische Strukturen eingeführt werden. Es wird in verschiedenen Phasen integriert, um einen sanften und reibungslosen Übergang zu schaffen. Auch die Einführung des PMO ist ein eigenes Projekt, das von Anfang an gut geplant werden sollte.

Schritt 1: Analyse
Im ersten Schritt sollten Sie den Ist-Zustand in Ihrer Firma kennen. Klingt banal, ist aber die wichtigste Voraussetzung dafür, dass Ihr PMO am Ende das erfüllt, was Sie von ihm erwarten. Analysieren Sie, an welchen Stellen Prozesse standardisiert werden können, um Projektmanager zu entlasten bzw. ihnen zu ermöglichen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Es muss das Ziel der Integration einer Software sein, sie ganz individuell an die unternehmerischen Bedürfnisse anzupassen und sie nicht einfach überzustülpen.

Ein weiterer wichtiger Schritt. Der parallel laufen sollte, ist die Transparenz gegenüber allen Mitarbeitern des Unternehmens. Vom Geschäftsführer bis zum Empfang sollten es alle verstanden haben, welchen Vorteil das PMO für das Unternehmen aber auch die Mitarbeiter hat. Niemand sollte das Gefühl bekommen, durch eine Software ersetzt zu werden bzw. über allen Maßen kontrolliert zu werden. Der Einführungsprozess sollte daher transparent ablaufen. Das PMO sollte als Hilfe verstanden werden.

Schritt 2: Konzept
Auf der Basis der Erkenntnisse aus der Analyse wird nun ein realistisches Konzept erarbeitet, welche Aufgaben das PMO im Unternehmen übernehmen kann. Es werden Anforderungen definiert und entschieden, ob das Projektmanagement Office als operatives, projektüberwachendes oder strategisches System integriert wird. Jetzt wird auch klar, welche Ressourcen noch benötigt werden.

Schritt 3: Implementierung
Das aufgestellte Konzept wird nun schrittweise umgesetzt. Freie Positionen werden so besetzt, dass die vorhandenen Ressourcen optimal ausgenutzt werden. Aufgaben und Zuständigkeitsfelder können im Anschluss den einzelnen Projektbeteiligten zugewiesen werden.

Schritt 4: Alltag
Nachdem die Implementierung erfolgreich durchgeführt wurde, wird die Nutzung des Systems im unternehmerischen Alltag zur Selbstverständlichkeit. Alle Teammitglieder sollten nun in der Lage sein, das System selbstständig zu nutzen und das PMO sollte so effektiv wie möglich arbeiten können.

Sie werden schnelle erkennen, dass Unternehmen mit einem funktionierenden PMO deutlich mehr Projekte erfolgreich abschließen, als Unternehmen ohne PMO.

Das PMO als Krisenmanager: So bekommen Sie digitale Hilfe

Das Projektmanagement Office ist nicht nur dann sinnvoll, wenn alle Zahlen auf Grün stehen. Gerade in Krisenzeiten ist es eine wertvolle Hilfe. Dadurch, dass es zeitnah alle wichtigen Daten zur Verfügung stellt, die von allen zentralen Stellen eingesehen werden können, können ebenso schnelle Entscheidungen getroffen werden. Auch die Kommunikation eines Teams kann verbessert werden, so dass Fehler und Schwachpunkte zeitnah auffallen und eliminiert werden können. Ein PMO kann das Krisenmanagement innerhalb der Firma übernehmen und schlecht laufenden Projekten den entscheidenden Anstoß geben. Eine verbesserte Terminplanung kann schon ausreichen, Ressourcen optimal einzusetzen.