3 facts about Aster GmbH - 90 years of experience - 90 motivated experts - Maximum precision in execution
HR & Production
Bildquelle: Mein Beck Gmbh - Limendo GmbH
Thanks to production optimisation in mERP, there is seamless traceability from goods receipt to installation.
Phase 1: Resource planning and employee management.
A comprehensive, personalised HR module was developed for Aster GmbH based on the timesheets, shift management, holiday lists and absence management features of the open source solution. This module not only manages employee master data in accordance with data protection regulations, but also creates individualised shift schedules and processes attendance records in accordance with payroll regulations. Together with the integration of construction sites, the system enables efficient capacity planning.
"The integrated management of planned hours, holidays and absence requests significantly facilitates capacity planning and contributes greatly to the timely completion of projects, and thus to customer satisfaction." - Ulrike Egger, Head of Finance & Human Resources at Aster GmbH
Phase 2: Production Optimisation: Reduce effort by 80%.
“We used to record and maintain our beams manually in Excel lists. This was patchy and extremely time-consuming. Today, however, the process is completely digital, and scanning at the joinery machine takes only a fraction of the time – around 80% less effort.” – Ulrich Gamper, Production Manager, Aster GmbH
The personalised production optimisation module is based on article management using barcode scanners, batch logic, and parts list creation. It also covers order management and order picking, as well as providing interfaces to the joinery system. As a 'bridge' between work preparation and production, production planning is essential for achieving objectives. In addition to ensuring data integrity through detailed documentation, it provides the necessary traceability down to component level and supports the company's quality standards by managing errors.
Stimmen der Projektleiter I.
Otimale Begleitung während des Going Live.
Dirk Marienbach - Head of IT & Controlling bei Mein Beck GmbH und Projektleiter seitens des Unternehmens für die Einführung von MAOS.
Herr Marienfeld, Sie haben die Einführung des mERP Systems bei Mein Beck begleitet. Wie verlief die Vorbereitung? Was bringt mERP speziell im Großhandel?
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Wie hat sich die Einführung selbst gestaltet?
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Das klingt nach einer positiven Erfahrung. Wie bewerten Sie die Leistung des Systems nach der Einführung?
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Wo haben Sie die größten Verbesserungen nach der Einführung gesehen?
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Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems gibt es oft große Herausforderungen. Was waren die größten Hürden bei Ihrem Projekt und wie haben Sie diese gemeistert?
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Das klingt nach einer intensiven Phase. Gab es noch andere Herausforderungen?
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Was würden Sie heute anderes machen?
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Rückblick auf die Prozesslandschaft bei Mein Beck.
In der Vergangenheit zeichnete sich die Prozesslandschaft bei Mein Beck durch eine Mischung aus manuellen Abläufen und ersten Automatisierungsschritten aus, die in den Bereichen Beschaffung, Produktion und Verkauf einige Herausforderungen mit sich brachten. Diese Herausforderungen boten jedoch auch zahlreiche Chancen zur Optimierung und Weiterentwicklung der betrieblichen Abläufe. Da das Unternehmen in dieser Zeit auch räumlich expandierte und einen modernen Produktions- und Verwaltungssitz errichtete, war es sinnvoll, verschiedene IT-Lösungen zu evaluieren. Es standen drei Optionen zur Auswahl:
Wechsel zu einer Großkonzernlösung, wie beispielsweise Microsoft.
Entwicklung eines eigenen Systems auf Basis von MERP und Open Source.
Weiterhin mit einer branchenspezifischen Lösung arbeiten.
Nach sorgfältiger Prüfung der Möglichkeiten entschied sich das Unternehmen für die mERP-Option. Ausschlaggebend waren die Flexibilität und die Anpassungsfähigkeit der Software an das äußerst komplexe Geschäftsmodell von Mein Beck, welches vor allem durch seine Intercompany Bewegungen besonderer Integrationen und Validierungsmechanismen bedarf. Dieses Modell umfasst eigene Filialen, B2B-Verkäufe in verschiedenen Branchen, Verkäufe auf Märkten sowie ein Gastronomie-Konzept in den Filialen. Folgende Prozesse sollten durch das neue System verbessert werden:
Beschaffung und Einlagerung.
Die manuelle Ausführung der Beschaffungsprozesse legte den Fokus auf individuelle Kontrolle, ermöglichte aber zugleich das Aufdecken von Potenzialen für mehr Effizienz und Transparenz. Der Verzicht auf automatisierte Lagerverwaltungssysteme führte zu einer Abhängigkeit von menschlichem Geschick, wodurch ein verstärktes Augenmerk auf die Präzision und Zuverlässigkeit der Bestandsführung notwendig wurden. Dies eröffnete gleichzeitig die Möglichkeit, durch die Einführung moderner Technologien die Prozesse weiter zu verfeinern und die Nachvollziehbarkeit der Lagerbestände zu verbessern.
Produktion und Versand.
Auch im Produktionsbereich zeigte sich, dass die bisherigen Arbeitsabläufe, die auf Backlisten basierten, eine solide Grundlage boten, jedoch durch strukturelle Ansätze wie Betriebsaufträge erheblich an Transparenz und Effizienz gewinnen könnten. Die manuelle Handhabung von Lagerentnahmen bot den Mitarbeitern zwar Flexibilität, macht aber auch darauf aufmerksam, wo durch gezielte Automatisierung und Dokumentation weitere Schritte in Richtung genauerer Kostenkontrolle und Rückverfolgbarkeit der Produktionsprozesse möglich sind.
Verkauf.
Im Verkaufsprozess wurden durch die bisherige Arbeitsweise wertvolle Erfahrungen gesammelt, die verdeutlichten, wie wichtig Echtzeit-Daten für das operative Management sind. Die zeitliche Verzögerung beim Import der Verkaufsdaten (Import nur 1x pro Tag am Abend möglich) ließ im Unternehmen ein Bewusstsein für die Bedeutung einer schnellen und flexiblen Reaktionsfähigkeit auf Marktentwicklungen reifen. Diese Erkenntnis schuf die Grundlage für Verbesserungen in der Echtzeit-Analyse, was sich positiv auf die Kommunikation zwischen Verkauf und Produktion auswirkt.
Insgesamt bot die bisherige Prozesslandschaft bei Mein Beck eine solide Basis, die durch manuelle Abläufe und punktuelle Automatisierungen geprägt war. Diese Arbeitsweise ermöglichte es, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und Potenziale für eine zukünftige Optimierung zu identifizieren. Die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser Prozesse hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle wird Mein Beck in eine starke Position bringen, um zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern und weiter zu wachsen.
Erreichte Situation.
Schrittweise Umstellung der Hauptprozesse.
Optimierung der Beschaffungs- und Einlagerungsprozesse.
Ein zentraler Fokus lag auf der Optimierung der Beschaffungs- und Lagerprozesse. Mit MAOS wurden mehrere innovative Funktionen eingeführt, die die Effizienz und Transparenz erheblich verbessern.
Automatisierte Einlagerungsvorschläge: Das System generiert automatisierte Vorschläge für die optimale Platzierung von Lagerbeständen, um Laufwege zu minimieren und den Arbeitsaufwand zu reduzieren.
Mindestbestandsmengen und automatische Nachbestellungen: MAOS ermöglicht die Festlegung von Mindestbestandsmengen für kritische Produkte. Bei Unterschreitung dieser Schwellenwerte wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst, um Engpässe zu vermeiden und die Verfügbarkeit sicherzustellen.
Rahmenverträge und Kostenoptimierung: Die Einführung von Rahmenverträgen sorgt für stabile Lieferbedingungen und reduziert Beschaffungskosten durch Mengenrabatte und verhandelte Konditionen.
Lieferantenpreismanagement: Die nahtlose Integration von Kernlieferanten sorgt für eine transparente Preisgestaltung und flexible Anpassung an Marktbedingungen.
Zukunftsorientiert plant MAOS die Integration von Machine Learning, um den Bestellprozess weiter zu optimieren und dynamisch an Marktveränderungen anzupassen. Diese technologischen Verbesserungen schaffen eine intelligente Lagerverwaltung, die sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen erfüllt. Im Zuge der Modernisierung und Effizienzsteigerung bei Mein Beck wurde eine umfassende Prozessoptimierung initiiert. Das neue System MAOS integriert nahtlos die Bereiche Beschaffung, Produktion, Verkauf sowie unterstützende Prozesse und schafft somit eine effiziente und zukunftssichere Betriebsführung.
Effizienzsteigerung in Produktion und Versand.
MAOS revolutioniert die Produktions- und Versandprozesse bei Mein Beck durch innovative Ansätze und umfassende Automatisierung.
Intelligente Produktionsplanung: Basierend auf den Bestellmengen ermöglicht MAOS eine dynamische und präzise Produktionsplanung, die Überproduktionen vermeidet und zur ökologischen Nachhaltigkeit beiträgt.
Feingliedrige Betriebsaufträge: Die Umstellung auf spezifische Betriebsaufträge ermöglicht eine detaillierte Kontrolle über jeden Produktionsschritt und eine umfassende Rückverfolgbarkeit.
Automatisierte Vorproduktion: Komplexe Stücklistenlogiken ermöglichen die effiziente Vorproduktion von Halbfertigprodukten, was insbesondere bei Bedarfsspitzen von Vorteil ist.
Integration und Automatisierung: MAOS integriert Produktionsmaschinen und Silos nahtlos, was eine präzise Schüttung und bessere Verzahnung von Produktion und Datenverarbeitung ermöglicht.
Waagenintegration und präzise Mengenerfassung steigern die Qualität und Transparenz in der Produktion.
Präzise Nachkalkulation: Die Möglichkeit, Produktionskosten detailliert nachzuvollziehen, ermöglicht eine optimierte Kostenkontrolle und strategische Preisgestaltung.
Zukünftige Erweiterungen wie die Anbindung weiterer Maschinen und GPS-Tracking-Systeme für den Versand versprechen eine weitere Steigerung der Effizienz und Transparenz.
Verkaufsoptimierung und -integration.
MAOS optimiert den Verkaufsprozess durch datenbasierte Steuerung und Automatisierung und sorgt so für eine Effizienzsteigerung im Vertriebsinnen- und Außendienst.
Nachfrageanalyse und Preisplanung: Verbesserte Datenqualität ermöglicht präzisere Nachfrageprognosen und flexible Preisgestaltung. Eine Preismatrix erlaubt Anpassungen basierend auf Verkaufskanälen und Kundengruppen.
Automatisierte Vorkalkulation: Die präzise Berechnung von Produktionskosten und Nährwerten unterstützt die Preisgestaltung und das Marketing.
B2B-Portal und Anruflisten-Optimierung: Die Integration eines B2B-Portals sowie optimierte Anruflisten verbessern die Kundenkommunikation und Bestellabwicklung erheblich.
Waagenintegration und präzise Mengenerfassung steigern die Qualität und Transparenz in der Produktion.
Diese Optimierungen stärken die Kundenbeziehungen, reduzieren redundante Tätigkeiten und schaffen die Grundlage für eine nachhaltige Verkaufsstrategie.
Diese Maßnahmen zeigen auf, wie die Einführung von MAOS im Unternehmen nicht nur die operative Effizienz steigert, sondern auch eine umfassende, zukunftsfähige Unternehmenssteuerung ermöglicht. Aufgrund dieser ganzheitlichen Prozess- und Infrastrukturoptimierung positioniert sich Mein Beck nicht nur branchenintern als Vorreiter in der digitalen Transformation sondern schafft darüber hinaus vor allem die Grundlage für langfristigen Erfolg in einem dynamischen Marktumfeld.
Stimmen der Projektleiter II.
Intensives Projekt mit hervorragendem Ergebnis.
Interview mit Lukas Leitner, Projektleiter von Limendo für das Mein Beck-Projekt und Head of Projects der Limendo GmbH.
Herr Leitner, Sie waren als einer der Projektleiter bei Limendo maßgeblich an der Implementierung von MAOS bei Mein Beck beteiliigt. Bitte geben Sie einen Überblick über das Projekt?
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Was waren aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen während des Projekts?
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Gab es spezifische Situationen, die besonders herausfordernd waren?
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Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit Mein Beck näher beschreiben?
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Wie sehen Sie die Zukunft von MAOS bei Mein Beck?
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Stimmen der Projektleiter III.
Erhebliche Optimierung der kaufmännischen Abläufe.
Interview mit Rossano Longo, Projektleiter von Limendo für das Projekt Mein Beck und Head of Processes der Limendo GmbH.
Herr Longo, Sie waren im Projekt von Mein Beck für die kaufmännischen Themen verantwortlich. Welche Aufgabenfelder haben Sie dabei betreut?
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Welche Herausforderungen haben sich in diesen Bereichen ergeben, und wie sind Sie diese angegangen?
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Können Sie uns ein konkretes Beispiel für eine Lösung nennen, die besonders gut funktioniert hat?
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Wie hat die Einführung von MAOS die kaufmännischen Abläufe bei Mein Beck insgesamt beeinflusst?
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Wie war die Zusammenarbeit mit dem Team von Mein Beck in diesen Bereichen?
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Die wichtigsten Entwicklungen.
Eine Auswahl personalisierter Module.
Verkaufsoptimierung - Integration B2B Kunden und Kunden-Anrufliste (Order Intelligence Lösung).
Für den Vertriebsinnendienst von Mein Beck wurde ein speziell entwickeltes Modul geschaffen, das es ermöglicht, die vielfältigen Bestelloptionen der Kunden effizient zu verwalten. Dieses Modul deckt die gesamte Bandbreite der Bestellprozesse ab, die sich je nach Kundenanforderung stark unterscheiden können. Einige Kunden haben beispielsweise Daueraufträge, die an bestimmten Tagen automatisch ausgelöst werden. Andere Kunden bestellen hingegen in Echtzeit über das Business-to-Business (B2B)-Portal, wobei in diesen Fällen kein Dauerauftrag erstellt werden darf. Darüber hinaus gibt es Kunden, die über das B2B-Portal die Möglichkeit haben, ihre Daueraufträge manuell zu deaktivieren. Das Modul unterstützt auch die Verwaltung von Sonderaufträgen für spezielle Produkte und die Erstellung von speziellen Ordersätzen für bestimmte Kunden, um individuelle Anforderungen umfassend zu erfüllen. Um die Arbeit des Vertriebsinnendienstes zu erleichtern, bereitet das Modul alle relevanten Informationen in einer so genannten „Kunden Anruf-Liste“ auf. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und effizient offene Aufträge zu identifizieren und bei Bedarf neue Aufträge zu erstellen bzw. Aufträge zu kopieren und gezeilt auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Durch die Integration mit dem Webex-Dienst (Telefonanlage) ist das Nachtelefonieren und somit die telefonische Bestellannahme ein Kinderspiel. Das Modul bietet somit eine leistungsstarke Lösung, um auch bei äußerst komplexen Bestellprozessen die Übersicht zu behalten und eine hohe Servicequalität sicherzustellen.
Kontrolle über interne Bewegungen - Intercompany Bewegungen und Integration.
Das Intercompany-Modul bei Mein Beck automatisiert alle wesentlichen Intercompany-Bewegungen, die aufgrund der Unternehmensstruktur mit einer Produktionsgesellschaft und einer Handelsgesellschaft auftreten. Ein zentrales Feature dieses Moduls ist die automatische Umwandlung von Aufträgen der Handelsgesellschaft in entsprechende Aufträge an die Produktionsgesellschaft. Dabei werden nicht nur die dazugehörigen Bestellungen automatisch erstellt, sondern auch die notwendigen Aufträge und später die Lieferscheine. Bei Bestellungen aus den Filialen löst das Modul automatisch Warenumlagerungen oder Warenbedarf aus und erstellt bei Bedarf direkt die entsprechenden Bestellungen. Ein weiterer Vorteil dieses Moduls ist die Möglichkeit, eine konsolidierte Sicht auf beide Gesellschaften zu erhalten. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht und Kontrolle über alle internen Bewegungen und erleichtert das Management der Unternehmensstruktur. Durch die Automatisierung dieser Prozesse steigert das Modul die Effizienz und reduzieiner reibungsloseren Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gesellschaften führt.
Komplexe Preisstrukturen verwalten - Preismatrizzen und Kanäle.
Das Intercompany-Modul bei Mein Beck automatisiert alle wesentlichen Intercompany-Bewegungen, die aufgrund der Unternehmensstruktur mit einer Produktionsgesellschaft und einer Handelsgesellschaft auftreten. Ein zentrales Feature dieses Moduls ist die automatische Umwandlung von Aufträgen der Handelsgesellschaft in entsprechende Aufträge an die Produktionsgesellschaft. Dabei werden nicht nur die dazugehörigen Bestellungen automatisch erstellt, sondern auch die notwendigen Aufträge und später die Lieferscheine. Bei Bestellungen aus den Filialen löst das Modul automatisch Warenumlagerungen oder Warenbedarf aus und erstellt bei Bedarf direkt die entsprechenden Bestellungen. Ein weiterer Vorteil dieses Moduls ist die Möglichkeit, eine konsolidierte Sicht auf beide Gesellschaften zu erhalten. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht und Kontrolle über alle internen Bewegungen und erleichtert das Management der Unternehmensstruktur. Durch die Automatisierung dieser Prozesse steigert das Modul die Effizienz und reduzieiner reibungsloseren Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gesellschaften führt.
Qualitätssicherung in Lager und Produktion I - Zentrale und dezentrale Lagerverwaltung.
Ein weiteres wesentliches Modul, das bei Mein Beck implementiert wurde, hat die Lagerhaltung revolutioniert. Dieses Modul ist so konzipiert, dass sämtliche Warenbewegungen lückenlos überwacht werden, was zu einer erheblichen Steigerung der Transparenz und Effizienz in der Lagerverwaltung führt. Ein besonders wichtiger Aspekt dieses Moduls ist die Verwaltung der Warenbewegungen zu den eigenen Filialen. Diese Bewegungen werden nun als Warenumlagerungen behandelt oder mit Lieferscheinen importiert, je nachdem, welche Gesellschaft innerhalb des Unternehmens die Ware einlagert. Dies bietet den Verantwortlichen jederzeit eine vollständige Übersicht über die aktuellen Warenbestände. Besonders im B2C-Bereich ermöglicht das Modul einen Live-Warenbestand, wodurch sofort ersichtlich ist, ob bestimmte Artikel noch verfügbar sind und verkauft werden können. Diese Echtzeit-Transparenz ist ein großer Vorteil für den Verkaufsprozess und verbessert die Kundenzufriedenheit. Auch in der Produktion hat das Modul bedeutende Verbesserungen gebracht. Es wurden verschiedene Lagerbereiche eingerichtet, darunter Lager für Rohstoffe, Vorproduktion sowie Zellen und Gärunterbrecher. Diese klare Strukturierung ermöglicht es, den Warenfluss in der Produktion präzise nachzuverfolgen und liefert jederzeit wertvolle Informationen für den Einkauf. Die saubere und detaillierte Erfassung aller Lagerdaten legt zudem die Grundlage für zukünftige Anwendungen im Bereich Machine Learning und Künstliche Intelligenz, die auf diesen Daten aufbauen können.
Qualitätssicherung in Lager und Produktion II - Produktion und Produktionsplanung sowie -vorbereitung.
Die Produktionsplanung bei Mein Beck ist ein vielschichtiger Prozess, der sämtliche Rezepte und die aktuellen Rohstofflagerbestände berücksichtigt, um sowohl die Vorproduktion als auch die Hauptproduktion optimal zu planen. Das System berechnet automatisch die benötigten Mengen, um die Aufträge des nächsten Tages effizient zu erfüllen. Ein zentrales Feature des Programms ist die Erstellung einer sogenannten Backliste, die die detaillierten Produktionsmengen für den nächsten Tag zusammenfasst. Darüber hinaus generiert das Programm verschiedene Hilfslisten, die insbesondere für die abendliche Kommissionierung hilfreich sind. Diese Listen sorgen dafür, dass die Vorbereitung und Durchführung der Produktion reibungslos und ohne Verzögerungen abläuft. Das Programm bietet auch die Möglichkeit einer umfassenden Betriebsauftragsplanung. Dabei werden alle Produktionsschritte in spezifische Betriebsaufträge umgewandelt, die dann während des Produktionsprozesses verfolgt werden. Die Software weist den Arbeitsstationen klare Anweisungen zu, an welchen Stationen die Betriebsaufträge abgearbeitet werden müssen, und legt die Reihenfolge fest, in der die Aufgaben erledigt werden sollen. Darüber hinaus wird auch die Einlagerung und Auslagerung von Waren präzise geplant und gesteuert. Durch diese detaillierte und strukturierte Planung gewährleistet die Software eine effiziente und fehlerfreie Produktion, bei der alle Produktionsschritte nahtlos ineinandergreifen und die Ressourcen optimal genutzt werden. Dies führt nicht nur zu einer gesteigerten Produktivität, sondern auch zu einer besseren Kontrolle und Transparenz im gesamten Produktionsprozess.
Betriebsaufträge statt Backlisten - Integration von Rezepten und Maschinen.
Ein speziell entwickeltes Modul bei Mein Beck ermöglicht es, für jedes Produkt die Nährwerte, Allergene und Zusatzstoffe präzise zu berechnen, basierend auf den verwendeten Rohstoffen. Im Artikelstamm werden alle relevanten Informationen zu jeder Rohware sorgfältig gepflegt, darunter Nährwerte, Allergene und Zusatzstoffe. Diese Daten fließen direkt in das Rezeptmodul ein, wo die genaue Grammatur der Zutaten festgelegt wird. Das System berechnet daraus die finalen Nährwerte für jedes Produkt. Wichtige Parameter wie der Wasserzusatz und der Backverlust werden selbstverständlich ebenfalls berücksichtigt, um eine exakte Berechnung zu gewährleisten. Das Modul ist nahtlos in den Produktionsprozess integriert. Die berechneten Rezepte werden direkt an die Produktionsabteilungen gesendet und sind dort sofort verfügbar. Durch die Integration mit den Silos und Waagen entsteht eine perfekte Übersicht über den gesamten Produktionsprozess. Beispielsweise wird berücksichtigt, wenn ein Betriebsauftrag 100 kg Mehl vorsieht,Für jede Charge werden der Betriebsauftrag und die tatsächlich verwendeten Mengen gespeichert, was eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und eine hohe Genauigkeit bei der Produktberechnung gewährleistet. Als Erweiterung des Moduls Artikelstammdaten und dank seiner Anbindung an das Rezeptmodul trägt das Modul zur Nährwertberechnung und Verwaltung der Allergene und Zusatzstoffe entscheidend zur Qualitätssicherung bei und unterstützt die Produktion bei der Einhaltung der höchsten Standards in der Lebensmittelsicherheit und -qualität.
Datengestützte Entscheidungen ermöglichen - Die BI Lösung.
Die vollständige Integration von mERP und Microsoft Power BI, stellt die Daten aller wesentlichen Module, darunter Verkauf und Aufträge, Produktübersichten, Finanzen und Produktion zentral und visuell ansprechend zur Verfügung. Das macht es dem Management möglich, in Echtzeit auf umfassende Datenanalysen zuzugreifen und fundierte Entscheidungen auf einer ganz konkreten Sachlage zu treffen. unverzichtbar für die strategische Steuerung des Unternehmens und dafür, neue Marktchancen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zeitnah darauf reagieren zu können.
Projektablauf - Von Beginn an analytisch.
Das Projekt zur Implementierung des MAOS-Systems bei Mein Beck begann zwei Jahre vor dem geplanten Go-Live im Mai 2024. Von Anfang an war klar, dass dieses umfangreiche Vorhaben eine präzise Planung und eine systematische Vorgehensweise erfordert, um die ambitionierten Ziele zu erreichen.
1. Prozessanalyse
Der erste Schritt bestand in einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse. Diese Analyse war entscheidend, um ein tiefes Verständnis der aktuellen Abläufe zu gewinnen und die Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurden die Sollprozesse definiert, die als Leitfaden für die spätere Implementierung dienten. Diese Vorarbeit stellte sicher, dass die neuen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher und skalierbar waren.
2. Umsetzung
Nach der Prozessanalyse und -definition wurde das Projekt in modularer Form umgesetzt. Dies bedeutete, dass die Implementierung in klar abgegrenzten Phasen erfolgte, in denen jeweils spezifische Module entwickelt und eingeführt wurden. Jedes Modul wurde intensiv getestet und in die bestehende Infrastruktur integriert, bevor zum nächsten Modul übergegangen wurde. Parallel zur Modulentwicklung wurde kontinuierlich an der Dateneingabe gearbeitet, um sicherzustellen, dass das System mit den erforderlichen Informationen bestückt war.
3. Projektmanagement
Die agile Projektmanagement-Methodik erwies sich als besonders wertvoll für die Umsetzung dieses komplexen Projekts. Durch wöchentliche Jour Fixes konnte das Projektteam schnell auf neue Anforderungen oder Herausforderungen reagieren. Diese regelmäßigen Treffen förderten auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Darüber hinaus fanden monatliche Steuerungsausschusssitzungen mit dem gesamten Führungsteam von Mein Beck statt, mittels derer sichergestellt wurde, dass das Projekt im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen voranschritt.
4. Intensivierung
Etwa vier Monate vor dem geplanten Go-Live begann eine besonders intensive Phase der Dateneingabe. In dieser Zeit wurden die finalen Daten in das System eingespeist, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen zum Zeitpunkt des Go-Live vollständig und korrekt waren. Diese Phase war entscheidend für den späteren reibungslosen Betrieb des Systems.
5. Going Live
Der eigentliche Go-Live erfolgte planmäßig im Mai 2024. Trotz der Komplexität und des Umfangs des Projekts verlief der Übergang erfolgreich, was die sorgfältige Vorbereitung und die enge Zusammenarbeit zwischen den Teams widerspiegelt.
Im Projektverlauf gab es naturgemäß die verschiedensten Herausforderungen. Zum einen eher organisatorischer Natur, wie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, die Identifikation der Zeitfresser und Lücken in den bestehenden Prozessen und die Definition der idealen Chronologie der schrittweisen Projektumsetzung. Zum anderen aber auch Herausforderungen technischer und programmiertechnischer Natur wie die Zusammenführung, Verwaltung und Bereitstellung der großen Datenmengen, die zunächst aus verschiedenen Systemen zusammengetragen und aufbereitet werden mussten, und natürlich die speziellen, Intercompany bezogenen Anforderungen, aber auch die Umsetzung der Preismatrizzen und die finale Erstellung der Produktionslisten in enger Abhängigkeit zu den Prozessen in der Kommissionierung und die Forecasts zählen mit Sicherheit zu den Projektbereichen, die - vor allem auch im Hinblick auf die hohen Qualitätsanforderungen im Food & Beverage Sektor - einiges an Kopfzerbrechen bereitet haben.
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