Um erfolgreiche Digitalisierungsprojekte umzusetzen ist ein sauber geführtes Projektmanagement entscheidend. Im Wesentlichen muss ein erfolgreiches Projektmanagement den Spagat zwischen Kosten, Zeit, und Qualität meistern. Wir sprechen im Projektmanagement dabei auch vom „magischen Dreieck“. Alle Dimensionen können niemals gleichzeitig optimiert werden. Dies hat uns bei Limendo die Erfahrung gelehrt.
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Sie können zum Beispiel mit wenig Zeit keine optimalen Kosten erzielen. Wenn ein Projekt unter Zeitdruck steht, ist es nahezu unmöglich optimale Kosten zu erzielen. Egal in welcher Branche. Denken Sie an eine Produktion, so werden Sie feststellen, dass wenig Zeit und Planung in der Produktion zu erhöhten Rüstkosten führt. Also jenen Kosten, eine Maschine für ein anderes Produkt umzubauen. Zudem wird die Produktion mit einer Früh- oder Spätschicht reagieren müssen und höhere Lohnkosten sind die Folge.
Aber auch in unseren Digitalisierungs-Projekten stellen wir fest, dass wenig Zeit und Planung zu höheren Kosten führt. Aus denselben Gründen wie für die Produktion beschrieben. Es müssen mehr Software-Entwickler parallel an einer bestimmten Sache arbeiten und die Abstimmungskosten steigen. Es muss mehr Zeit vom Projektmanager für die Koordination verwendet werden. Zudem steigen auch sehr schnell die Fehlerkosten und die Missverständnisse.
Jedes Projekt ist dabei unterschiedlich und verläuft unterschiedlich. Das magische Dreieck ist jedoch die Konstante, welche allen Projekten gemein ist.
Für ein funktionierendes Projekt ist die Projektorganisation entscheidend. Grundsätzlich setzt sich diese aus einem Lenkungsausschuss, dem Projektmanagement und dem Projektteam zusammen.
Der Lenkungsausschuss ist für Entscheidungen im Projekt zuständig. Hier sitzen im Normalfall die obersten Projektverantwortlichen, z.B. der Vorstand oder der IT-Leiter, sowie das Limendo Management.
Das Projektmanagement ist für die Koordination der verschiedenen Projektaufgaben zuständig. Hier sitzen meisten ein Projektleiter/In von Kundenseite sowie von Limendo.
Schließlich ist das Projektteam für die Erarbeitung der Projektergebnisse zuständig. Diese können mannigfaltig sein. Von der Marktrecherche in der anfänglichen Analyse bei einem Strategieprojekt bis hin zur Umsetzung einer Digitalisierungs-Initiative durch Software Entwickler.
Im Projektmanagement fokussieren unsere Projektmanager vor allem auf zwei Faktoren:
Die Digitalisierung macht es möglich, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter und Manager durch digitale Kommunikationsmittel wie Skype oder Messenger schneller und besser untereinander kommunizieren können. Dadurch sind alle Beteiligten auf dem neusten Stand, Entscheidungen werden schneller getroffen und sind für alle transparent. Wir bei Limendo arbeiten damit über Grenzen und Landesgrenzen hinweg zusammen, so dass Ressourcen optimal ausgenutzt werden. Neben Kommunikationsmitteln setzen wir eine professionelle Projektmanagement-Software ein, welche es uns ermöglicht alle Informationen in einer zentralen Datenquelle zusammen zu halten. Es versteht sich von selbst, dass wir unsere Projektmanagement-Software mit unserem ERP-System verbunden haben. Somit ist sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten die notwendigen Daten jederzeit zur Verfügung haben.
Oberstes Ziel eines funktionierenden Projektmanagements ist es, die Qualität der Arbeit und deren Ergebnisse zu verbessern. Dies geschieht beispielsweise durch digitale Services, in denen Nutzer Produkte und Leistungen in der Prototypenphase bewerten oder durch neue Möglichkeiten des Controllings. Wir bei Limendo empfehlen immer den Einsatz eines Project Management Offices, kurz PMO, welches anfänglich die Aufgaben eines Controllings übernimmt und alle Projektaktivitäten zusammenhält. Es wird somit sichergestellt, dass alle Beteiligten sich an vorgegebene Projektmanagement Prozesse und Standards halten. Wichtig sind der Einbezug und der Rückhalt des Lenkungsausschusses. Der Lenkungsausschuss ist in der Lage Maßnahmen einzuleiten, wenn Probleme entstehen, welche einen erfolgreichen Projektabschluss verhindern.
Ein PMO kann später sehr gut durch das Controlling weitergeführt werden. Nur wenn Prozesse regelmäßig überwacht werden, werden sie auch eingehalten.
Die Projektmanagement-Software ist ein kleiner Alleskönner in Ihrem Unternehmen. Damit die Software die erwartete Leistung bringt, ist es wichtig, dass Sie sich aus der großen Auswahl am Markt für genau die richtige Projektmanagement-Software entscheiden. Stellen Sie dazu am besten einen Erwartungskatalog auf – und befragen Sie auch alle Mitarbeiter, an welchen Stellen die Arbeit in Ihren Bereichen effizienter gestaltet werden könnte. Richtig ausgesucht, bringt eine Software für das Projektmanagement entscheidende Vorteile:
- Mehr Kontrolle und Transparenz für Ihre Projekte
- Effizienterer Einsatz aller Ressourcen
- Bessere Kostenkontrolle
- Schnellere Reaktionsmöglichkeiten auf Fehler
- Bessere teamübergreifende Kommunikation
- Schnellere Umsetzung der Projekte
- Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig
- Visualisierung von Ergebnissen
Viele standardisierte Prozesse können durch eine solche Software effizienter gestaltet werden. Man sieht per Klick den Ist-Zustand eines Projektes und braucht nicht aufwändig durch 10 Abteilungen zu telefonieren. Insgesamt kann durch den Einsatz einer Projektmanagementsoftware ein besserer Workflow gewährleistet werden.
Wichtig bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software ist die Integration in Ihre anderen Systeme, insbesondere das ERP. Bedenken Sie auch, dass Sie zunächst die Projektmanagement-Methodik beherrschen müssen, bevor Sie an Software denken. Im Prinzip können Sie nämlich ein Projekt auch ganz ohne Software abwickeln. Die Effizienz ist dann ganz einfach geringer.
Der Projektprozess setzt sich im Prinzip aus unterschiedlichen Phasen zusammen.
In einer Projektdefinitions-Phase werden die Ziele des Projektes sowie die Methodik und der Ablauf festgelegt. Häufig werden Sie von Externen einen Vorschlag bezüglich der Projektdefinition sowie eines Projektbudgets erhalten. Natürlich können Sie auch intern eine solche Dokumentation erarbeiten. Die Projektdefinition mündet in einen klaren Projektauftrag mit einem klaren Projekt-Sponsoren.
Die Projektplanung legt schließlich einen genaueren Zeitplan im Sinne einer Detailplanung fest. Im Normalfall werden Sie zu Beginn eines Projektes eine Sitzung mit dem Lenkungsausschuss, ein so genannten Kick-off durchführen. Dazwischen kann es mehrere Lenkungsausschüsse mit Teilergebnissen geben. Das Projekt endet in einer finalen Sitzung mit dem Lenkungsausschuss, in welcher die Ergebnisse des Projektes präsentiert werden.
Zum Projektabschluss werden alle Erfahrungen vom Projektleiter gesammelt und festgehalten. Diese dienen als Basis für künftige Projekte. Meisten werden im Sinne von „Was lief gut“ und „Was könnten wir verbessern“ diese Punkte niedergeschrieben.
Wenn Sie mehrere Projekte durchführen ist es sinnvoll an eine Wissensmanagement-Software zu denken. Sie hilft Ihnen die Erfahrungen vergangener Projekte strukturiert in Ihrem Unternehmen zu verankern und hilft der leichten Identifikation von Themen und Experten.
Dieser klassische Projektansatz wird immer dann eingesetzt, wenn Sie klassische Implementierungen durchführen. Zum Beispiel entscheiden Sie sich für die Einführung eines Customer Relationship Management Programms in Ihrem Unternehmen. Hier sprechen wir von etablierter Software, welche einfach geführt werden kann. Es gibt relative wenig Unbekannte, welche es zu berücksichtigen gibt.
Neben diesem klassischen Projektansatz kommt der Entwicklung von Prototypen eine besondere Bedeutung zu. Bei Prototypen gibt es diverse Unbekannte, welche Sie bei Projektanfang noch nicht bedacht haben oder es ändern sich die Projektziele während der Prototypenentwicklung.
Denken Sie zum Beispiel an die Entwicklung einer spezifischen Kunden-App. Im Vorfeld der Implementierung wurden alle Hausaufgaben gemacht. Es wurde strategisch der Nutzen und der Sinn der Kunden-App bestätigt. Es wurde der geplante Prozess-Workflow definiert und festgehalten. Es wurde ein Kick-off mit den Software-Entwicklern durchgeführt.
Erfahrungsgemäß wird es während der Entwicklung notwendig sein in mehreren Schlaufen zu entwickeln und modular zu entwickeln. Es gibt somit deutlich mehr Rückkoppelungen zwischen Software-Entwicklung und Projektmanager als in klassischen Projekten. Das heißt nicht, dass der Lenkungsausschuss häufiger einbezogen werden muss. Kommt es jedoch zu vorher nicht bedachten Änderungen, ist es auch notwendig den Lenkungsausschuss einzubeziehen.
Es macht einfach einen Unterschied ob Sie in einen blauen Ozean fahren mit einer groben Richtung im Kopf oder ob Sie einer befestigten Straße folgen. Je innovativer eine Lösung ist, umso mehr müssen Sie Alternativrouten einbeziehen.
Sie müssen auch berücksichtigen, dass vor allem bei marktorientierten Lösungen es noch gar nicht klar ist, was der Markt denn wirklich will. Welche Funktionen der Markt eigentlich haben möchte? Nicht alle können von Flussdiagrammen auf die Lösung schließen und diese auch verstehen. Ein iPhone wäre wahrscheinlich nie entwickelt worden, hätte man auf den Markt gehört. Wenn Menschen dann aber Innovationen sehen, sind sie oft sehr zugänglich. Von dem her ist es sehr sinnvoll mit kleineren Prototypen zu starten und diese sukzessive weiter auszubauen.
Digitalisierung und Projektmanagement: Beide Größen sind bereits fest miteinander verknüpft und zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden. Analoge Strukturen werden in digitale Strukturen umgewandelt. Ob Sie es wollen, oder nicht, es mit offenen Armen oder Skepsis empfangen: Die Digitalisierung macht auch nicht vor dem Projektmanagement halt. Man beobachtet im Alltag immer wieder Projektmanager, die den Einsatz von Software boykottieren. Dahinter steht die Angst, nun bald überflüssig zu sein. Wenn eine Software alle Aufgaben von der Koordination über die Priorisierung bis zur Kommunikation der einzelnen Abteilungen untereinander übernimmt – was bleibt dann noch für den Projektmanager übrig? Die gute Nachricht ist: Sehr viel, seine Aufgaben verlagern sich lediglich an andere wichtige Stellen.
Zu seinen Aufgaben gehört es, die einflutenden Datenmengen zu systematisieren und in wichtig und weniger wichtig zu sortieren. Wenn jeder Mitarbeiter ein neues Projekt eröffnet, wird es schnell unübersichtlich. Daher muss der Projektmanager Prioritäten setzen und Aufgaben einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Dazu muss er deren Kompetenzen und Stärken kennen. Auch die beste Projektmanagement-Software ersetzt keine gute Projektplanung. Insbesondere dann, wenn mehrere Teams und Abteilungen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, muss jemand den Hut aufhaben. In einem solchen Multiprojektumfeld ist immer noch das Know-how eines erfahrenen Projektmanagers gefragt.
In Zeiten, in denen Prozesse immer differenzierter werden, kommt fast niemand mehr ohne ein gut funktionierendes Projektmanagement aus. Wichtig ist es, die Möglichkeiten zu kennen und diese effizient einzusetzen.
Limendo unterstützt Sie in der Umsetzung Ihrer Projekte, so dass rasche Ergebnisse erreicht werden.
Wir verfolgen einen in der Software Entwicklung einzigartigen Ansatz, denn unsere Arbeit endet nicht bei der Beratung, sie beginnt mit ihr. Basierend auf der detaillierten Beschäftigung mit Ihrem Geschäftsmodell beraten wir Sie nicht nur prozessorientiert hinsichtlich möglicher Lösungen, wir setzen diese auch gemeinsam mit Ihnen um. So profitieren Sie von der gelungenen Symbiose aus einem Beratungs- und Technologieunternehmen.
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