500+ tägliche Kunden aus Gastronomie und Lebensmittelhandel
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Großhandel
Bildquelle: Mein Beck GmbH - Limendo GmbH
Bestellannahme und Abwicklung optimieren und automatisieren.
Im Lebensmittelsektor tätig steht das über 200 Mitarbeiter zählende Unternehmen Mein Beck zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Eine davon betrifft den B2B Bereich, denn neben der Produktion und Bereitstellung von Backwaren für den Einzelhandel, ist das Unternehmen auch als Zulieferer für Gastronomie- und Tourismusbetriebe, Mensen oder öffentliche Einrichtungen tätig. Die besondere Herausforderung besteht hierbei in der Planung und Beschaffung sowie in der Auslieferung und im Handling von Retoure-Waren. Ausgangspunkt - und Quelle vieler Probleme - sind dabei die Bestellannahme und Abwicklung.
Die Ausgangslage vor Einführung des B2B Portals mit ERP-Anbindung.
Vor Einführung des B2B Portals wurden die Bestellungen der Kunden telefonisch und via E-Mail oder mittels manuell ausgefüllter Bestelllisten entgegengenommen und in Excel-Tabellen (jeweils ein Sheet pro Wochentag) eingepflegt. Unterschiedliche Mitarbeiter nahmen die Bestellungen an und notierten sie. Lose Zettel, übersehene E-Mails, Lesbarkeit und das "Ich dachte Du hast die schon eingetragen"-Phänomen: Ein Klassiker im Hinblick auf Fehleranfälligkeit. Wollte ein Kunde eine Bestellung nachträglich abändern, musste diese gesucht und überschrieben werden, eine Chronologie war nicht vorhanden. Wiederkehrende Bestellmuster konnten auf diesem Weg kaum identifiziert und schon gar nicht genutzt werden. Aufgrund der Schwierigkeit, Bestellungen im Nachhinein abzuändern, entwickelte sich eine Tendenz der Kunden, möglichst spät am Tag die Bestellung aufzugeben, was wiederum eine enorme Planungsunsicherheit für die Produktionsabteilung mit sich brachte.
Senior Interaction Designer
We're looking for a talented Senior Interaction Designer to create intuitive and engaging user experiences.
Die bereitgestellte Lösung von Limendo: Bestellportal und mERP nahtlos integriert.
B2B Portal
mERP Base
Synchronisationslogik über RestAPI
Integration in den Produktions-, Auslieferungs- und Abrechnungsprozess
Integration in die Customer Call Liste für den Vertrieb
Das Ergebnis für Mein Becks B2B Kunden: Einfache Handhabung und Reduzierung des Zeitaufwandes.
Für den Nutzer - etwa 500 Hotels und nutzen das Portal tagtäglich für die Bestellungen ihrer benötigten Backwaren - ist dank der bewusst reduziert gehaltenen Oberfläche und vieler praktischer Features im Hinblick auf die Bestellhistorie der tägliche Aufwand auf unter 5 Minuten gesunken. Die Handhabung ist unkompliziert und setzt keinerlei digitale Kenntnisse voraus. Anmelden, Ware auswählen, Bestellung absenden. Bis zu Beginn der Produktion um 19.30 Uhr können Bestellungen jederzeit abgeändert oder storniert werden, praktisch, wenn sich untertags Änderungen der Buchungslage, Absagen von Events oder spontane Zusatzeinnahmen ergeben. Darüber hinaus sind alle vorherigen Bestellungen einsehbar und können einfach dupliziert und weiterverwendet werden (Bestellung vom Vortag oder die Bestellung vom gleichen Tag der Vorwoche). Unterschiedliche Artikellisten, die nur die am jeweiligen Wochentag bestellbaren Artikel anzeigen, erleichtern die Bestellung zusätzlich.
"Anfangs war ich ein wenig besorgt, da ich nicht viel digitale Erfahrung hatte, doch das Portal ist so leicht zu bedienen, dass es überhaupt kein Problem ist und die Arbeit wirklich vereinfacht. Besonders praktisch finde ich, dass man bereits einmal gemachte Bestellungen kopieren und abändern kann. Und auch, dass die Darstellung minimalistisch und damit sehr übersichtlich ist. Die lästige Zettelwirtschaft und das Herumtelefonieren haben - zumindest in diesem Bereich - ein Ende und ich kann meine Zeit für die Gäste verwenden, statt für die Bürokratie." XXX XXX - Position, Hotel Seeleiten GmbH
Wie profitiert die Produktion bei Mein Beck?
Gesehen, dass nun Bestellung wieder früher eintreffen und quasi in Echtzeit zur Verfügung stehen, kann die Produktion die Zutatenbeschaffung deutlich besser koordinieren und so den Verbrauch optimieren. Die fortlaufende, automatisierte Synchronisierung der B2B Kundenbestellungen mit den Produktionslisten sorgt dafür, dass es alle Daten einheitlich und jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. Das sorgt dafür, dass der Produktionszyklus reibungslos verlaufen kann und reduziert nicht nur den Druck, sondern auch die Überschuss- und Fehlmengen.
Und wie die Verwaltung?
Die nahtlose Integration in den Produktions- und Kommissionierungsprozess, der in mERP verwaltet und gesteuert wird, erleichtert auch die Arbeit in der Verwaltung erheblich. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden automatisiert erstellt, manuelle Datenerfassung entfällt. Das statistische Daten nun auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, bildet die Grundlage, weiteres Optimierungspotential auszuschöpfen und unterstützt damit klar das Streben des Unternehmens nach Transparenz, Nachhaltigkeit und Effizienz. Auch im Bereich der internen Verwaltung steigert das Portal die Effizienz, erfolgt doch die Bestellung der benötigten Materialien für die Filialen durch die Filialen selbst auch über das B2B Portal
Welche Vorteile hat die eingeführte Lösung für den Vertrieb?
Mehr Zeit für Neuakquisen und die gezielte Betreuung von Bestandskunden. Warum? Da die Kunden beinahe vollständig auf die Online-Bestellung über das B2B Portal umgestiegen sind, hat sich der Aufwand in der Bestellannahme maximal reduziert. Zudem steht mit der Customer Call Liste eine weitere praktische Funktion für den Vertrieb zur Verfügung. Mittels Auswertung der Bestellhistorie und unter Einbeziehung der Livebestelldaten, gibt ein Algorithmus eine Liste potentieller Bestellungen aus, sprich Kunden, die an diesem Wochentag, zu diesem Anlass oder basierend auf anderen Kriterien heute eventuell bestellen könnten und dies vielleicht einfach vergessen haben oder unentschlossen sind. So kann der Vertrieb diese gezielt kontaktieren und ohne große Umstände Mehrverkäufe an Bestandskunden generieren. Die verbleibende Zeit wird seitdem in die Gewinnung neuer Kunden und die Optimierung der Vertriebswege investiert.
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