Bestellannahme und Abwicklung optimieren und automatisieren.
Im Lebensmittelsektor tätig steht das über 250 Mitarbeiter zählende Unternehmen Mein Beck zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Eine davon betrifft den B2B Bereich, denn neben der Produktion und Bereitstellung von Backwaren für den Einzelhandel, ist das Unternehmen auch als Zulieferer für Gastronomie- und Tourismusbetriebe, Mensen oder öffentliche Einrichtungen tätig. Die besondere Herausforderung besteht hierbei in der Planung und Beschaffung sowie in der Auslieferung und im Handling von Retoure-Waren. Ausgangspunkt - und Quelle vieler Probleme - sind dabei die Bestellannahme und Abwicklung.
Die Ausgangslage vor Einführung des B2B Portals mit ERP-Anbindung.
Vor Einführung des B2B Portals wurden die Bestellungen der Kunden primär telefonisch und via E-Mail oder mittels manuell ausgefüllter Bestelllisten entgegengenommen und vom Vertrieb in ein Portal eingepflegt. Die Problematik: Unterschiedliche Mitarbeiter nahmen die Bestellungen an und notierten sie. Lose Zettel, übersehene E-Mails, Lesbarkeit und das "Ich dachte Du hast die schon eingetragen"-Phänomen: Ein Klassiker im Hinblick auf Fehleranfälligkeit. Wollte ein Kunde eine Bestellung nachträglich abändern, musste diese gesucht und überschrieben werden, eine Chronologie war nicht vorhanden. Wiederkehrende Bestellmuster konnten auf diesem Weg kaum identifiziert und schon gar nicht genutzt werden. Der Zeitaufwand für Einholung und Eingabe der Bestellung war für den Vertriebsinnendienst enorm hoch.
Senior Interaction Designer
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Die bereitgestellte Lösung von Limendo: Bestellportal und mERP nahtlos integriert.
B2B Portal
mERP Base
Synchronisationslogik über RestAPI
Integration in den Produktions-, Auslieferungs- und Abrechnungsprozess
Integration in die Customer Call Liste für den Vertrieb
Das Ergebnis für Mein Becks B2B Kunden: Einfache Handhabung und Reduzierung des Zeitaufwandes.
Für den Nutzer - abhängig von der Saison nutzen 350-450 Gastbetriebe das Portal tagtäglich für die Bestellungen ihrer benötigten Backwaren - ist dank der bewusst reduziert gehaltenen Oberfläche und vieler praktischer Features im Hinblick auf die Bestellhistorie der tägliche Aufwand minimal. 90% der Bestandskunden und alle Neukunden nutzen das Portal. Auch die Wiederverkäufer und die Mein Beck Filialen selbst geben ihre Bestellungen heute im Portal auf. Die Handhabung ist unkompliziert und setzt keinerlei digitale Kenntnisse voraus. Anmelden, direkt die gewünschte Ware oder eine vorherige Bestellung auswählen, Bestellung absenden. Bis 20 Uhr können Bestellungen jederzeit abgeändert oder storniert werden, praktisch, wenn sich untertags Änderungen der Buchungslage, Absagen von Events oder spontane Zusatzeinnahmen ergeben. Darüber hinaus sind alle vorherigen Bestellungen einsehbar und können einfach dupliziert und weiterverwendet werden (Bestellung vom Vortag oder die Bestellung vom gleichen Tag der Vorwoche). Unterschiedliche Artikellisten, die nur die am jeweiligen Wochentag bestellbaren Artikel anzeigen, erleichtern die Bestellung zusätzlich.
"Anfangs war ich ein wenig besorgt, da ich nicht viel digitale Erfahrung hatte, doch das Portal ist so leicht zu bedienen, dass es überhaupt kein Problem ist und die Arbeit wirklich vereinfacht. Besonders praktisch finde ich, dass man bereits einmal gemachte Bestellungen kopieren und abändern kann. Und auch, dass die Darstellung minimalistisch und damit sehr übersichtlich ist. Die lästige Zettelwirtschaft und das Herumtelefonieren haben - zumindest in diesem Bereich - ein Ende und ich kann meine Zeit für die Gäste verwenden, statt für die Bürokratie." Maria - Frühstücksköchin, Hotel Seeleiten GmbH
Wie profitiert die Verwaltung vom B2B Portal?
Die nahtlose Integration in den Produktions- und Kommissionierungsprozess, der in mERP verwaltet und gesteuert wird, erleichtert auch die Arbeit in der Verwaltung erheblich. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden automatisiert erstellt, manuelle Datenerfassung entfällt. Das statistische Daten nun auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, bildet die Grundlage, weiteres Optimierungspotential auszuschöpfen und unterstützt damit klar das Streben des Unternehmens nach Transparenz, Nachhaltigkeit und Effizienz. Auch im Bereich der internen Verwaltung steigert das Portal die Effizienz, erfolgt doch die Bestellung der benötigten Materialien für die Filialen durch die Filialen selbst auch über das B2B Portal
Und wie der Vertrieb?
Mehr Zeit für Neuakquisen und die gezielte Betreuung von Bestandskunden. Warum? Da die Kunden beinahe vollständig auf die Online-Bestellung über das B2B Portal umgestiegen sind, hat sich der Aufwand in der Bestellannahme maximal reduziert. Zudem steht mit der Customer Call Liste eine weitere praktische Funktion für den Vertrieb zur Verfügung. Mittels Auswertung der Bestellhistorie und unter Einbeziehung der Livebestelldaten, gibt ein Algorithmus eine Liste potentieller Bestellungen aus, sprich Kunden, die an diesem Wochentag, zu diesem Anlass oder basierend auf anderen Kriterien heute eventuell bestellen könnten und dies vielleicht einfach vergessen haben oder unentschlossen sind. So kann der Vertrieb diese gezielt kontaktieren und ohne große Umstände Mehrverkäufe an Bestandskunden generieren. Die verbleibende Zeit wird seitdem in die Gewinnung neuer Kunden und die Optimierung der Vertriebswege investiert.
Welche Vorteile hat die eingeführte Lösung für die Produktion bei Mein Beck?
Die saubere Erfassung der Retouren je Tag ermöglicht der Produktion eine zeitnahe und effiziente Optimierung der Mengen und der Abläufe. Auf Basis dieser täglichen Statistiken lassen sich Artikelvorlieben und Mengen fortlaufend monitorieren und nötige Anpassungen in die Produktion unmittelbar integrieren.
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